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第0期
《精益求精 服务创新》

发表时间:2016-11-03 12:01:54.863 
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  来源:康美徕人事编辑部

  [详 情]
    

任鸿
   
行政工作中最精髓的是做好服务,提升服务品质,精益求精,让每一个接触点变成闪光点,从而实现润物细无声。如何做好服务,在行政工作中不断创新呢? 9月份公司给了我一个机会,让我去北京接受了题为《行政服务创新与统筹管理》的专业培训,使我掌握了不少工作方法,对精益求精有了更深刻的认识。

一、  行政服务精益求精   

行政管理的职能是根据公司经营管理的需要,通过内外部管理,为企业的高效、稳定发展保驾护航。有很多人说行政工作杂、烦、琐碎、做的不好每个人都能看见,做得好大家都没感觉。在我看来,行政管理是组织的核心器官——心脏,最高境界是润物细无声,不必刻意要求出彩或表扬。行政管理90%是服务,10%是管理,一流的服务是行政工作的亮点,要让每一个接触点变成闪光点就是要做早一点,做好一点,做多一点,精益求精,尽善尽美将行政工作踏踏实实做好,自然会得到公司各级员工的认可,提升满意度。
   
行政服务的提升应该体现在各个工作细节当中。在日常的行政工作中,不仅注重学习借鉴其他公司的先进管理经验,而且结合公司实际探索具有康美徕特色的行政管理经验。譬如,加大监督频次和监督层级将标准化落到实处,制作点检表。每天不定时对食堂、洗手间、会议室、楼道、车辆进行点检,提前做好每一项工作,消除安全隐患,杜绝跑冒滴,节约维修费用;在卫生间为大家准备卫生纸、擦手纸、香皂、洗手液等;为转正的员工尽快配置相关区域的电话卡及手机,在手机及固话遇到问题时第一时间处理;司机在出车前提前熟悉线路,提前做好车辆的检查,接人前提前给客户发送天气预报及温馨提示;在食堂和班车的管理中,逐步改进与创新,尽力让大家满意;在办公用品、固定资产、工装、纸张、印刷品管理中倾听大家的意见和建议,保证合理需求,提高资产使用率,降低运营成本;定期调研市场行情,遵照比价采购原则购置固定资产等物品;发挥工会桥梁纽带作用,举办各项活动丰富员工的业余生活,倡导员工参与大病医疗互助,在员工遇到困难时及时召开员工关爱基金委员会会议,切实为员工排忧解难等等;在日常生活中关心大家,在飞秋上发经常性地温馨提示大家防暑防火防盗。点滴之中,不断创新,提升服务水平。

二、成本控制精益求精。
   
成本控制精益求精与经营决策的正确性密切相关。它不仅是行政工作的重要职责,而且对企业经营有重要的意义。成本控制预算是对整体经营活动某一系列量化的计划安排,细化了公司整体战略发展目标和年度经营计划。我们从2012年开始执行预算,预算管理在执行过程中日趋完善,实现了在事前、事中、事后成本的有效控制,预算的数据也越来越准确, 这就要求行政部在快速的反应各项事务的前提之前要合理计算成本,做到成本最小化,收益最大化。严格按照预算管理和控制各部门行政归口的费用;登记各部门行政归口支出的费用便于年底统计作为下一年度的参考,在今后的工作中要通知数据分析及合理性分析进一步管理行政归口预算,不断创新。
   
成本控制精细化还贯穿在开源节流方面。作为行政后勤,节流就是我们重要的职责,这就需要我们将成本控制细致化。行政部在这方面一直做的比较好。例如,通过制定制度与贴标语等方式号召大家节约用水、用电,定期更新电话套餐,选择合理、优惠的电话套餐,定期考察供货商,选择信誉好、价格低、产品质量好的供货商,预算归口的严格执行,纸张的合理更换,固定资产的合理化配置,高效利用闲置资产,提高资产利用率、节约车辆油耗等等,有时候在管理的过程中也存在不被理解的情况,这种情况是普便存在的,这就需要我们在方式方法上可以有所变通,提倡为主,制约为辅,让员工更容易接受,例如每年评选节约之星,对员工进行奖励,合理的奖惩及激励机制往往会事半功倍。

三、制度管理精益求精

企业的制度决定企业发展的快慢和发展的质量。成功企业和部门背后一定有一套适用的管理制度。2013年起我们每年都召开制度讨论会议,对公司的各项制度进行讨论修改,集思广益,各部门相继将修改后的制度整理汇总统一交由行政部管理,行政部汇总成制度汇编并进行制度宣贯。有了完善的制度还不够,制度制胜的关键在于:三分制定,七分管理。制度的推行在于严格执行,制度的执行需要强有力的监督检查机制。为了将制度管理精细化,公司专门成立制度的督察小组每个月检查一次督察制度的执行情况,每个部门每个月交月度自查自检表及学习及培训计划,并定期打电话检查各部门制度的学习情况,遇到制度没有执行的情况给予严格的处罚,并在检查结束后写督查小结并向大家公告,做到了公平、公开、透明,作为制度监督执行部门行政部必然要以制度化来严格要求自己部门员工,在日常的工作中,要按制度办事,要求部门员工多学习相关的管理知识,扩大自己的视野,增强专业功底。同时加强沟通与协作的能力,进而更能了解员工需要,加强自身专业素养的同时提升办事水平。在实施过程中根据自身的工作实质来进行改进创新,更好的工作,增强服务意识,在执行中发现各种不足,然后进行改进完善。
   
在今后的工作中,我们行政部将秉承精益求精,服务创新的工作理念,做好公司的大后勤,将每一项工作做到精益求精,整体提升行政效力,为在市场前沿奋斗的员工保驾护航,为公司的发展与腾飞贡献力量。

 

 

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